Hizmet adını teslim edilecek işe dönüştürün
Sosyal medya yönetimi denildiğinde içerik planı, tasarım, metin, yayın, yorum takibi ve çekim aynı kapsamda sanılabilir. Oysa bir teklif bunların bir kısmını içeriyor olabilir. Her hizmetin altında hangi somut işlerin yapılacağı ve işletmeden hangi girdilerin beklendiği yazılmalıdır.
Web tasarımında da sayfa sayısı tek başına yeterli açıklama değildir. Metinlerin kimden geleceği, görsellerin hazırlanması, alan adı ve hosting sorumluluğu, yayın kontrolü ve sonraki güncellemeler konuşulmalıdır. Kapsamı iş adımlarına bölmek hem fiyat karşılaştırmasını hem ilerleme takibini kolaylaştırır.
Bilgi sahibi ile üretim sorumlusunu ayırın
Ajans hizmet metnini yazabilir; ancak ürünün gerçek özellikleri ve işletmenin verdiği sözler işletme tarafından doğrulanmalıdır. Tasarımın hazırlanması ile fotoğrafın kullanım hakkının net olması da farklı sorumluluklardır. Bu ayrım yapılmadığında taslak hazırlanmış olsa bile yayın için gerekli bilgi eksik kalabilir.
İşletme içinde birden fazla görüş veren kişi varsa son kararı kimin vereceğini belirleyin. Geri bildirimleri tek bir listede toplamak, çelişkili düzeltmeleri azaltabilir. Ajansın görevi de belirsiz bir talebi tahminle uygulamak yerine karar verilmesi gereken noktayı açıkça göstermektir.
Örnek görev matrisi hazırlayın
Bu tablo, bütün ajans sözleşmelerinin aynı olması gerektiğini söylemez. Görüşmede sorumlulukları açıklaştırmak için kullanılabilecek bir başlangıçtır. Her satıra teslim ölçütü ve gerekli tarih eklenebilir.
| İş | Ajansın olası görevi | İşletmenin olası görevi |
|---|---|---|
| Hedef ve öncelik | Mevcut durumu analiz etmek, seçenek sunmak | İş hedefini, kapasiteyi ve önceliği belirlemek |
| Hizmet içeriği | Taslak ve sayfa düzeni hazırlamak | Kapsam ve ürün bilgisini doğrulamak |
| Görsel üretim | Anlaşılan tasarım veya kurgu işini yapmak | Gerekli gerçek görselleri ve ürün erişimini sağlamak |
| Yayın | Onaylanan kapsamı uygulamak ve kontrol etmek | Onay sorumlusunu ve karar zamanını belirlemek |
| Ölçüm | Seçilen olayları ve rapor düzenini kurmak | Gelen talebin niteliği ve satış sonucunu paylaşmak |
| Müşteri iletişimi | Anlaşılan yönlendirme akışını hazırlamak | Telefon, mesaj, teklif ve randevuyu karşılamak |
Bütçe ile değişiklik yetkisini birlikte konuşun
Reklam platformuna ayrılan bütçe, ajans hizmet bedeli ve ek üretim masrafı farklı kalemler olabilir. Hangi kalemin kim tarafından yönetileceğini ve harcama değişikliklerinin nasıl onaylanacağını netleştirin. “Bütçe var” demek, bütün ek üretimlerin de onaylandığı anlamına gelmez.
Yeni bir hizmet, farklı dil veya ek sayfa talebi geldiğinde mevcut iş planının nasıl değişeceği konuşulmalıdır. Değişikliği önce kapsam, zaman ve kaynak etkisiyle açıklayıp karar verin. Böylece taraflar aynı kelimeyle farklı büyüklükte bir işten söz etmez.
Tıklamadan müşteriye kadar görev zincirini görün
Bir kampanya uygun kişiyi siteye getirebilir; satışın devamı teklif hazırlığına veya işletmenin yanıt süresine bağlı olabilir. Bu nedenle ajans raporunda iletişim tıklaması ile işletmenin bildirdiği görüşme ve satış sonuçları ayrı gösterilmelidir. Son aşama bilinmiyorsa rapor bu boşluğu açık bırakmalıdır.
Örneğin WhatsApp mesajına kimin döneceği belli değilse yeni trafik almak tek başına sorunu çözmez. Ajans içerik ve yönlendirmeyi incelerken işletme talebi karşılayan düzeni kurmalıdır. Bu iş birliği, bütün sorumluluğun bir tarafa yüklenmesi yerine eksik aşamanın bulunmasını sağlar.
Kapsamı düzenli kontrol edin ve teslimi tanımlayın
Her iş için “tamamlandı” ölçütü yazın. Bir sayfanın taslağının gönderilmesi, yayına alınması ve iletişim bağlantılarının test edilmesi üç ayrı aşama olabilir. Rapor toplantısında hangi aşamanın tamamlandığı anlaşılır olmalıdır. Bekleyen onayla teknik sorun aynı durum gibi gösterilmemelidir.
DPA ile çalışma kapsamı; web, SEO, sosyal medya, reklam veya diğer hizmetlerin hangilerinin gerekli olduğuna göre belirlenebilir. Bütün işleri aynı anda almak gerekmez. Mevcut ihtiyacın karşılanması için görevler, işletmenin katkısı ve ölçülecek sonuçlar başlangıçta yazılı hale getirilebilir.
- Hizmet adı altında yapılacak işleri ayrı satırlara yazın.
- Her iş için bilgi kaynağı, üretici ve onaylayan kişiyi belirleyin.
- Ek işlerin karar ve bütçe yolunu netleştirin.
- Talep takibinde işletmenin paylaşacağı sonucu tanımlayın.
- Teslim edilen dosya ve hesap erişimlerinin nasıl korunacağını konuşun.
Sık sorulan sorular
Ajans müşteri mesajlarına da yanıt verir mi?
Bu görev ancak anlaşılan kapsamda yer alıyorsa ajansın sorumluluğudur. Kimlerin hangi sorulara cevap vereceği ve teklif kararını kimin alacağı açıkça belirtilmelidir.
İçerik bilgisini işletme sağlıyorsa ajans ne yapar?
Ajans, bilgiyi hedef müşterinin anlayacağı metne, tasarıma ve sayfa akışına dönüştürebilir. Üretim, düzenleme ve yayın sorumlulukları teklif kapsamına göre ayrılır.
Kapsam daha sonra değiştirilebilir mi?
Yeni ihtiyaca göre değerlendirilebilir. Değişikliğin zaman, bütçe, sorumluluk ve mevcut iş sırasına etkisi netleştirilerek ilerlenmelidir.