İşletmenizi bir tanıtım sloganıyla sınırlamayın
Faaliyet alanını, öncelikli ürün veya hizmeti ve satış biçimini yazın. Fiziksel mağaza, yerinde hizmet, uzaktan danışmanlık ve online sipariş farklı süreçlerdir. “Sektörün lideriyiz” ifadesi ajansa çalışma kapsamını anlatmaz; hangi işi hangi müşteriye sunduğunuz daha kullanılabilir bir başlangıçtır.
Birden fazla hizmetiniz varsa hepsinin aynı öncelikte olup olmadığını belirtin. Örneğin yeni açılan bir hizmetin tanıtımı ile zaten dolu olan bir programın iletişimi farklı değerlendirilir. Ajansın ihtiyaç duymadığı uzun şirket tarihçesi yerine bugünkü işleyişi ve değişmek istediğiniz noktayı özetleyin.
İstediğiniz sonucu ve uygun müşteriyi tarif edin
“Daha çok takipçi” veya “daha çok trafik” bir başlangıç isteği olabilir; fakat işletme açısından neye dönüşmesini beklediğinizi ekleyin. İstenen telefon, randevu, teklif veya siparişin hangi özellikte olması gerektiğini anlatın. İşletmenin alamadığı işler ve hizmet dışındaki bölgeler de faydalı bilgidir.
Müşteriyi sadece yaş veya gelir varsayımlarıyla tarif etmek yerine satın alma ihtiyacını yazın. Bir kaplama hizmetinde araç ve işlem bilgisi; bir mimarlık ofisinde proje türü ve kapsam; e-ticarette ürün ihtiyacı önem kazanabilir. Bu bilgi, içerikte hangi soruların cevaplanacağını belirlemeye yardımcı olur.
Kısa bir brief için doldurulacak başlıklar
Aşağıdaki başlıklar toplantı hazırlığı için kullanılabilir. Her maddeye birkaç açık cümle yazmak yeterli olabilir. Veri yoksa “henüz ölçmüyoruz” veya “ilk görüşmede netleştireceğiz” şeklinde belirtin; tabloyu eksiksiz göstermek için sayı üretmeyin.
- İşletme ve web adresi: Ne yapıyoruz, mevcut dijital adreslerimiz neler?
- Öncelikli hizmet veya ürün: Önce hangi alanı geliştirmek istiyoruz?
- Hedef müşteri ve bölge: Hangi ihtiyaca, hangi yerde cevap veriyoruz?
- Beklenen talep: Telefon, görüşme, randevu, teklif veya sipariş?
- Kapasite: Yeni talepleri kim ve hangi koşullarda karşılayacak?
- Mevcut kaynaklar: Kullanılabilir görseller, ürün bilgileri ve hesap erişimleri neler?
- Bütçe ve kapsam: Hangi harcama kalemlerini değerlendirebiliriz?
- Karar süreci: Taslakları kim onaylayacak; öncelikli tarih nedir?
Varsayımsal bir hizmet işletmesi örneği
Örnek iş tanımı: “Bir oto bakım işletmesiyiz. Önceliğimiz belirli bakım hizmetleri için uygun randevu talepleri almak. Hizmet verdiğimiz bölge belli; bazı işlemleri yapmıyoruz. Mevcut web sitemiz var fakat kapsam yeterince anlatılmıyor. Gelen telefonlara işletmedeki sorumlu kişi dönüyor. Kullanabileceğimiz gerçek uygulama görsellerini hazırlayabiliriz.”
Bu örnek, gerçek bir müşterinin beyanı veya DPA sonucu değildir. Ajansa işin ne olduğunu, hangi eksikle karşılaşıldığını ve kimin katkı sağlayacağını anlatır. “En iyi reklamı yapın, herkes arasın” isteğine göre teklif ve içerik planının daha somut kurulmasını sağlar.
Bütçeyi ve zaman beklentisini birbirinden ayırın
Ajans hizmeti, reklam platformuna ödenecek bütçe, fotoğraf veya video üretimi ve web geliştirme farklı harcama kalemleri olabilir. Hangi işler için kaynak ayrılabileceğini belirtin. Kesin bütçe belirlenmediyse ajansın öncelik seçenekleri sunmasını isteyebilirsiniz; tek belirsiz toplam bütün kapsamı açıklamayabilir.
Bir açılış, ürün lansmanı veya kayıt dönemi varsa gerçek tarihi paylaşın. Bu tarihe kadar hangi parçaların hazır olması gerektiğini ayırın. Web sitesinin tamamının yenilenmesi ile tek bir hizmet sayfasının hazırlanması aynı iş yüküne sahip değildir. Zaman kısıtının kapsamı nasıl etkilediği toplantıda konuşulmalıdır.
Briefi karar veren belgeye dönüştürün
İlk görüşmeden sonra briefi güncelleyip alınan kararları ekleyin. Seçilen hizmet, dışarıda bırakılan işler, sorumlular ve ilk teslimin ne olduğu belli olmalıdır. Ajansın önerdiği her kanalın hangi ihtiyaca cevap verdiğini sorun; kanal adı tek başına gerekçe değildir.
DPA’ya telefon veya WhatsApp üzerinden ulaşırken bu başlıkların kısa bir özetiyle başlayabilirsiniz. İlk mesajda bütün ticari belgeleri paylaşmanız gerekmez. Web adresi, öncelikli hizmet ve hedeflediğiniz talep türü, kapsam görüşmesini başlatmak için kullanılabilir; ayrıntılar ihtiyaç oldukça ele alınır.
Brief yaşayan bir çalışma kaydıdır. Yeni ürün, kapasite değişikliği veya farklı hedef bölge ortaya çıkarsa güncellenmelidir. Eski brief üzerinden devam etmek, ajansın doğru uyguladığı bir işi işletmenin yeni öncelikleriyle uyumsuz hale getirebilir.
Sık sorulan sorular
Briefi hazırlamak için pazarlama uzmanı olmam gerekir mi?
Hayır. İşletmenin sunduğu hizmeti, müşterilerin sorularını ve mevcut işleyişi açık anlatmanız yeterli bir başlangıçtır. Teknik ayrıntılar kapsam görüşmesinde netleştirilebilir.
Bütçeyi bilmiyorsam brief eksik mi olur?
Belirsizliği açık yazabilirsiniz. Öncelikli hedef ve hazır kaynaklar bilindiğinde farklı çalışma seçenekleri değerlendirilebilir. Bütçe uydurmak doğru karşılaştırmayı zorlaştırır.
Tek brief bütün hizmetlerde kullanılabilir mi?
Temel işletme bilgileri ortak kalabilir. Web tasarımı, reklam yönetimi veya sosyal medya için beklenen çıktı ve sorumluluklar ayrıca tanımlanmalıdır.